mbo vacatures bij Gemeente Rotterdam

Administratief Ondersteuner - externe inhuur - cluster BCO

Gemeente Rotterdam

Rotterdam

Jouw functie

De gemeente Rotterdam staat voor maatschappelijke opgaves waarvoor er met regelmaat tijdelijk inzet nodig is. Dit is waar jij van wordt als administratief ondersteuner. Jij ondersteunt de verschillende organisatieonderdelen bij het inzetten van tijdelijke medewerkers, dit doe je in samenwerking met de inhuuradviseurs. Verder heb je direct contact met opdrachtgevers en leveranciers.

Dit betekent dat je:

• verantwoordelijk bent voor diverse administratieve verwerkingen zoals het muteren in verschillende systemen;
• verantwoordelijk bent voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in het systeem Oracle;
• registreert en controleert de gegevens van externe inhuur medewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR;
• de rechtmatigheid conform wet- en regelgeving toetst van inkoopdossiers in Oracle;
• zowel collega's als leveranciers per mail en telefonisch te woord staat met vragen en of verzoeken;
• aansluit bij werkoverleggen en zorg draagt voor notulen;
• meedenkt in procesoptimalisatie.

Jouw profiel

Je bent onze enthousiaste collega die vanuit een grote mate van zelfstandigheid aan het werk gaat. Je werkt op een accurate manier, hebt oog voor het resultaat en raakt niet onder de indruk van deadlines. Als flexibele en administratief vaardige duizendpoot houdt je ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Dat niet alleen, ook met de ontwikkelingen binnen de afdeling ga je gemakkelijk mee. Je bent klantgericht, kan planmatig werken en weet op een uitstekende manier samen te werken met je collega's. Met een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden straal je vertrouwen uit en biedt je waar nodig een luisterend oor.

De eisen

• Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen
• Je hebt werkervaring met notuleren en het bewaken van actiepunten
• Je hebt werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling
• Je hebt werkervaring met administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid
• Je hebt werkervaring met het signaleren van processen en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening
• Je hebt werkervaring met MS Office applicaties als Word, Outlook en Excel
• Je beschikt over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

De wensen

• Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden
• Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen zoals: Oracle Fusion, ADP en Mercell aanbestedingsplatform