Het afnemen van sollicitaties via video

Wees inhoudelijk maar ook technisch voorbereid

Op de vacature die je uit hebt staan, heb je een aantal interessante reacties op gehad. Het CV sluit goed aan en je wilt graag het eerste oriënterende gesprek aangaan. Jammer genoeg is de kandidaat op dat moment niet in staat om naar het kantoor te komen. Maar hoe kun je dat oplossen? 

Nodig de kandidaat uit voor een sollicitatiegesprek via video, het beste alternatief voor een persoonlijk gesprek. Bereid je niet alleen inhoudelijk goed voor zoals je ook zou doen voor een persoonlijk sollicitatiegesprek, maar ook technisch. De belangrijkste technische aspecten waar je rekening mee dient te houden:

• Welk programma gaan jullie gebruiken voor het videogesprek?

• Moet de kandidaat hier iets voor installeren of zich registreren?

• Heeft de kandidaat een specifieke link of code nodig om deel te nemen?

• Is het programma getest?

• Is het nodig om tijdens het gesprek documenten of andere zaken aan elkaar te tonen?

Wees zo transparant en duidelijk mogelijk naar de kandidaat, zodat de kandidaat zich ook goed kan voorbereiden op het videogesprek. Test alles uit voordat het gesprek plaatsvindt, doet de camera het en het geluid? Is mijn presentatie goed zichtbaar op het scherm? Laat niets aan het toeval over, dat staat zo knullig. Tip: documenteer het proces voor videobellen, zodat iedereen binnen de organisatie een handige guide erbij kan houden.

Stel iemand aan als gespreksleider

Hebben alle betrokken personen een uitnodiging ontvangen om deel te nemen aan het videogesprek? Een sollicitatiegesprek via video voer je in de basis precies zoals je dat zou doen in een face-to-face gesprek, alleen dan met een aantal technische toevoegingen om het sollicitatiegesprek efficiënt en soepel te laten verlopen.

Doordat de non-verbale communicatie minder goed overkomt en je wilt voorkomen dat het een chaotisch gesprek wordt, is het verstandig dat 1 persoon het gesprek leidt. De gespreksleider stelt alle deelnemers aan elkaar voor en bepaalt wie wanneer aan het woord komt. Aan het begin van het sollicitatiegesprek geeft de gespreksleider aan wat de volgorde is van de gespreksonderwerpen. Tijdens het gesprek richt de leider zich op de tijd en dat er niet teveel wordt afgeweken van de gespreksonderwerpen. Ben jij van plan een sollicitatiegesprek te leiden via video? Hier een aantal praktische tips.

• Geef aan dat deelnemers hun microfoon op mute moeten zetten als zij niet aan het woord zijn. Zo voorkom je dat zij het gesprek onderbreken of afleidend geluid maken. 

• Noem specifiek de naam van de persoon die je aan het woord wilt laten. Hierdoor verloopt het sollicitatiegesprek vlot en schept het duidelijkheid voor alle deelnemers.

• Geef elke keer aan hoeveel tijd een persoon heeft om aan het woord te zijn om te voorkomen dat het gesprek onnodig uitloopt.

• Laat deelnemers hun vragen opschrijven en hun vragen pas stellen wanneer ze aan het woord zijn.

Videobellen biedt tal van creatieve mogelijkheden

Een sollicitatiegesprek via video biedt ook de mogelijkheid om het gesprek iets anders aan te kleden dan een traditioneel sollicitatiegesprek. Vraag de kandidaten bijvoorbeeld om iets over henzelf te vertellen aan de hand van een persoonlijk item dat ze in de buurt hebben staan. Ook kun je zelf iets creatiever zijn door de presentatie van het bedrijf te begeleiden met een korte video, animatie of webpagina. 

Door middel van video krijg je iets minder mee van een kandidaat zijn non-verbale communicatie. Je schudt elkaar de hand niet en kunt elkaar niet recht in de ogen aankijken. Juist daarom is het belangrijk om wat meer in te gaan op het persoonlijke leven van de kandidaat en de reactie daarop goed te observeren. Je zou de kandidaat ook kunnen vragen om van te voren een filmpje over zichzelf op te nemen, die tijdens het sollicitatiegesprek wordt afgespeeld.

Op beeld kun je soms meer zien dan je denkt. Dit zijn punten waarop je dient te letten:

• Hoe is de kandidaat gekleed?

• Hoe ziet de ruimte eruit waar gefilmd wordt?

• Wat is de kandidaat aan het doen als iemand anders aan het woord is?

Overweeg de mogelijkheid tot het opnemen van het gesprek

Het is mogelijk om een videosollicitatie op te nemen en later nog eens terug te kijken. Echter is het wel zo netjes om dat van te voren aan te geven aan de kandidaat. Door het gesprek op te nemen kun je deze met meerdere mensen binnen de organisatie bekijken en een oordeel vellen. Ook is het hierdoor mogelijk om meerdere kandidaten achter elkaar te spreken en ze goed met elkaar te vergelijken. Op deze manier zou een eventueel tweede gesprek overbodig kunnen zijn. Het is dan wel aan te raden om in ieder geval een assessment af te nemen om het huidige werkniveau van de kandidaten te peilen.

Maak een stappenplan

Uiteraard is het nooit hetzelfde als het voeren van persoonlijke gesprekken. Maak als organisatie een checklist om de criteria gezamenlijk vast te stellen, zodat je zo een soepel en compleet mogelijk gesprek hebt. Wij bieden je hier alvast een voorbeeld.

Een voorbeeld van een stappenplan dat wij gebruiken

• Kandidaat uitgenodigd met bijbehorende link/code om deel te nemen

• Akkoord gevraagd om gesprek op te nemen

• Alle te presenteren media getest

• Assessment verzonden (indien van toepassing)

Voor het gesprek

• Gespreksleider is gebrieft

• Deelnemende collega’s zijn uitgenodigd en gebrieft

• Kandidaat heeft toestemming gegeven voor opname

Tijdens het gesprek

• Introductie gespreksdeelnemers

• Gespreksregels en -onderwerpen toegelicht

• Presentatie organisatie

• Persoonlijke vragen aan kandidaat

• Vragen aan de hand van het CV kandidaat

• Aantal case vragen

• Assessment uitslagen bespreken (indien van toepassing)

• Overige vragen

De afsluiting van het gesprek

• Aan kandidaat aangegeven wat de vervolgstappen zijn

• Videogesprek doorgestuurd aan betrokken collega’s

• Alle feedback verzameld

• Oordeel gecommuniceerd aan kandidaat