Administratief Medewerker Inkoop vacatures

Operationeel inkoper

Ben jij klaar om de bestellers en aanvragers van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) te ondersteunen bij hun inkoopbehoefte? Maar ook sturing geven aan hoe we bij de RUG slim en efficiënt inkopen? Als operationeel inkoper ben jij de spin in het web voor (het beheren en onderhouden van) de bestelkanalen en borging dat producten, diensten, facturen en inkoopcontracten op de juiste wijze worden ingezet.

De afdeling Inkoopmanagement werkt hard aan het vormgeven van een professionele inkooporganisatie voor de hele RUG. Naast het begeleiden van Europese aanbestedingstrajecten (EA) en meervoudig onderhandse aanbestedingen (MO) fungeert de afdeling als vraagbaak voor faculteiten en diensten als het gaat om het inkopen van producten en diensten. De afdeling operationele inkoop (OI) valt ook onder de afdeling procurement. De afdeling OI richt zich op het (operationele) inkoopproces binnen de RUG. De afdeling gebruikt hiervoor het systeem AFAS.

De afdeling OI bestaat momenteel uit 4 inkoopmedewerkers. Doordat één inkoopmedewerker binnen de afdeling OI overgaat naar een andere afdeling binnen procurement ontstaat er (tijdelijk) ruimte op de afdeling voor een operationeel inkoper.

University Services

0.6 - 0.8 fte

€3.029 - €3.623

Operationeel inkoper

https://werkenbij.rug.nl/vacature/operationeel-inkoper-1692/

Wat ga je doen?

Als operationeel ben je verantwoordelijk voor het plaatsen en verwerken van inkooporders, het bewaken van levertijden en het volgen van de uitlevering, het rappelleren bij leveranciers

betreffende offertes en het beantwoorden van vragen die in de organisatie opkomen. Je maakt hierbij gebruik van het bestelsysteem AFAS. In deze functie ben je gesprekspartner voor zowel de interne aanvragers binnen Onderwijs en Onderzoek alsook voor leveranciers. Je werkt nauw samen met de andere inkoopmedewerkers.

Taakomschrijving:

• Geven van informatie en advies aan klanten/opdrachtgevers over inkoop van producten en diensten in AFAS en aanverwante aangelegenheden.
• Bewaken van de levering van bestelde goederen en/of diensten, alsmede afhandelen van klachten.
• Afhandelen van facturen waarbij een mismatch is ontstaan.

Verrichten van administratieve werkzaamheden met betrekking tot orders en andere inkoopgerelateerde zaken.

University Services

€3.029 - €3.623

Wie ben jij?

Voor deze rol zoeken we een enthousiaste en daadkrachtige professional die:

• Je hebt een afgeronde opleiding op mbo-niveau 4 en minimaal 1 jaar relevante.
• Werkervaring in het vakgebied met operationele inkoop en bestelprocessen.
• Essentieel is het vermogen om zaken op tijd voor elkaar te krijgen, je bent volhardend en stelt de juiste prioriteiten.
• Nauwkeurig, accuraat en servicegericht zijn termen die jou goed omschrijven.
• Je beschikt over goede verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel de Nederlandse alsook de Engelse taal.
• Ervaring met geautomatiseerde processen is een pre.
• Je bent accuraat, cijfermatig sterk, flexibel, kritisch, initiatiefrijk.
• Je beschikt over probleemoplossend vermogen en werkt zelfstandig maar hebt een scherp oog voor de onderwerpen waarop je moet afstemmen met je collega's.
• je hebt een goed inzicht in inkoopprocessen.

Wat kan je van ons verwachten?

• Wij bieden, in overeenstemming met cao Nederlandse Universiteiten een salaris van minimaal € 3.029 tot maximaal € 3.623 (Schaal 06) bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
• 232 verlofuren per jaar, o.b.v. een 38-urige werkweek (1.0 fte). Je kunt ook meer of minder uren werken, in ruil voor meer of minder vrije uren. Zo spaar je bij een 40-urige werkweek 96 extra vrije uren en lever je bij een 36-urige werkweek 96 uur in.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag.
• Uitgebreide mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Tijdelijk dienstverband voor een jaar, verlenging is afhankelijk van bedrijfseconomische omstandigheden en functioneren.

Waar ga je werken?

Bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) werk je bij een brede topuniversiteit, met aandacht voor alle takken van wetenschap en techniek. Ondersteunende medewerkers leveren een essentiële bijdrage aan de inzet van docenten en onderzoekers voor de ontwikkeling van talent en een betere, duurzame samenleving. De RUG wil een open academische gemeenschap zijn met een inclusief en veilig werkklimaat dat je uitnodigt om jouw waarde toe te voegen.

University Services (US) is een betrokken organisatie met ruim 1.250 medewerkers. We zetten ons elke dag in voor een inspirerende en duurzame academische omgeving waar studenten en medewerkers kunnen groeien, samenwerken en het beste uit zichzelf halen. We ondersteunen onderwijs, onderzoek & impact en bedrijfsvoering op een vooruitstrevende en verbindende manier. Van vastgoedonderhoud tot ondersteuning van het College van Bestuur: we vervullen met trots een belangrijke rol als faciliterende en adviserende dienst binnen de Rijksuniversiteit Groningen. Onze dienstverlening is veelzijdig en raakt bijna elke hoek van de universiteit. We werken nauw samen met faculteiten en andere diensten om hen zo goed mogelijk te faciliteren. Wil je meer weten over University Services? Kijk dan op onze website .

De belangrijkste doelstelling van Procurement is om op de lange termijn te borgen dat de leveringen en diensten die de RUG nodig heeft op het juiste moment op de juiste plek worden geleverd tegen de beste voorwaarden en verwachte kwaliteit. De afdeling bestaat uit operationele inkoop, contract - en categoriemanagement, contractbeheer en inkoopmanagement (18 fte). Procurement zorgt voor heldere inkoopprojectplannen, begeleiden van inkoopprocessen, beoordelen van prestaties van leveranciers, onderhouden van interne en externe relaties en het uitvoeren van gericht marktonderzoek.

Sollicitatieprocedure

Stap 2: Selectie

Stap 3: Eerste gesprek

We leren elkaar graag beter kennen tijdens een eerste gesprek, dat zowel online als op locatie kan plaatsvinden.

Stap 4: Tweede gesprek en mogelijk assessment en/of opvragen referenties

Mogelijk plannen we nog een tweede gesprek met je in. Dit gesprek wordt eventueel aangevuld met een assessment. Ook kunnen hier referenties worden opgevraagd.

Stap 5: Arbeidsvoorwaardengesprek

Na een positief gesprek, nemen we samen de arbeidsvoorwaarden door. Ben je benieuwd hoe de onboarding bij de RUG verloopt? Op onze informatiepagina voor nieuwe medewerkers lees je wat je kunt verwachten.

Interesse?

Klinkt dit als een uitdaging die bij je past?

• Heb je vragen over de sollicitatieprocedure?

Informatie over solliciteren

Bij de planning van de gesprekken houden wij zoveel mogelijk rekening met jouw agenda.

De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid .