parttime vacatures in Wilp

Managementondersteuner (32 uur)

Als managementondersteuner bij CODA zorg je dat de directeur-bestuurder en het managementteam hun werk goed en op tijd kunnen doen. Jij organiseert, bewaakt en bereidt voor. Je zorgt dat afspraken kloppen, informatie beschikbaar is en besluiten goed worden vastgelegd en opgevolgd. Je werk is afwisselend. Denk aan agenda's beheren, vergaderingen plannen en stukken voorbereiden tot het afhandelen van e-mails en meer.

Over CODA

Met een openbare bibliotheek, museum, archief, ExperienceLab en Herinneringscentrum Apeldoornsche Bosch is CODA een bron van inspiratie op het gebied van literatuur, kunst, erfgoed, innovatie en techniek. CODA onderschrijft de Code Diversiteit & Inclusie .

Wat je doet

Je beheert zelfstandig de agenda en mailbox van de directeur-bestuurder en handelt correspondentie af. Je bereidt vergaderingen van het managementteam en de Raad van Toezicht voor, notuleert deze en bewaakt de actielijst. Je verzamelt en ordent informatie voor presentaties, bijeenkomsten en personeelsmomenten en zorgt dat stukken tijdig klaarstaan. Daarnaast bewaak je tijdslijnen van lopende processen, waaronder subsidieaanvragen en bijbehorende deadlines. Je stelt managementoverzichten en presentaties op en ondersteunt de interne en externe communicatie in afstemming met de afdeling PR. Je fungeert als aanspreekpunt en schakel tussen de directeur-bestuurder, het MT en collega's binnen de organisatie.

Hoe jij werkt

Je werkt gestructureerd en zorgvuldig. Je kunt prioriteiten stellen wanneer er meerdere dingen tegelijk spelen en je weet wanneer iets direct moet gebeuren en wanneer het kan wachten. Je bent gewend om met vertrouwelijke informatie te werken en gaat daar bewust en discreet mee om. Je werkt zelfstandig, maar stemt regelmatig af. Je stelt vragen als informatie ontbreekt en je spreekt mensen aan als afspraken of deadlines in het gedrang komen. Flexibiliteit is belangrijk, omdat werkzaamheden soms buiten reguliere werktijden plaatsvinden. Op vrijdag ben je bereikbaar.

Wat jij meebrengt

Ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een voordeel. Je hebt ruime ervaring met Microsoft-programma's, bent gewend om vergaderingen te notuleren en presentaties te maken, en je kunt communiceren in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Salaris en overig

Je salaris valt in schaal 7 van de cao Openbare Bibliotheken: minimaal € 2.841,- en maximaal € 3.722,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring. Je ontvangt een eindejaarsuitkering van 5%. Je krijgt een laptop en werktelefoon, gratis toegang tot CODA Museum en een bibliotheeklidmaatschap. Reiskosten worden vergoed volgens de cao. Je kunt deelnemen aan het fietsplan, gebruikmaken van bedrijfsfitness en jaarlijks trainingen en workshops volgen.

We werken met een vaste vragenset zodat elke kandidaat op dezelfde manier wordt beoordeeld. Beantwoord daarom de volgende vragen in de invulvelden:

1. Waarom wil je bij CODA werken en waarom spreekt deze functie je aan?
2. Beschrijf een werkdag of situatie waarin je meerdere taken en deadlines tegelijk moest organiseren. Hoe pakte je dat aan?
3. Geef een voorbeeld van hoe jij informatie verzamelt en voorbereidt voor besluitvorming of een vergadering.
4. Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie in je werk?
5. Wat heb jij nodig om goed te functioneren in een rol waarin plannen kunnen veranderen?

Vóór indiensttreding vragen we een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG); CODA vraagt deze voor je aan en vergoedt de kosten.

Als het aan ons ligt ben je er snel bij, want we zijn per direct op zoek naar een nieuwe collega.

Heb je nog vragen, mail dan naar via .