wo vacatures bij 4CPeople

Domeinmanager Bedrijfsvoering en Dienstverlening

zsm voor de periode van 18 maanden | 32 tot 36 uur per week

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder direct leiding en toezicht van de opdrachtgever, waardoor inzet op basis van ZZP niet mogelijk is.

De gemeente staat voor stevige organisatorische uitdagingen binnen het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Dit domein vervult een cruciale rol voor de gehele organisatie. Het vormt het fundament onder de maatschappelijke opgaven in het fysieke en sociale domein en is bepalend voor de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners, ondernemers en partners. Binnen het domein wordt geconstateerd dat:

• De basis van processen, werkwijzen en compliance niet op orde is;
• Samenhang tussen teams ontbreekt en er eilandvorming is;
• Overzicht in werkzaamheden, projecten en incidenten ontbreekt;
• Werkdruk en achterstanden hoog zijn;
• Teammanagers nog in positie gebracht moeten worden;
• Medewerkers gemotiveerd zijn, maar behoefte hebben aan richting, structuur en leiderschap.

Tegelijkertijd is er beschikking over belangrijke bouwstenen:

• Een vastgestelde Visie op Bedrijfsvoering (centrale organisatie van bedrijfsvoeringstaken);
• Een vastgestelde Visie op Dienstverlening;
• Een bijna afgeronde Visie op Informatievoorziening;
• De opgave is om deze visies te vertalen naar een samenhangende strategie en een uitvoerbaar plan, en dit daadwerkelijk te implementeren.

Doel van de opdracht

De basis van het domein op orde te brengen, middels:

• De drie visies te vertalen naar een integrale strategie en concreet uitvoeringsplan;
• Structuur, overzicht en prioritering aan te brengen in werkzaamheden en capaciteit;
• Het domeinmanagementteam (MT) te ontwikkelen tot een sturend en samenhangend leiderschapsteam;
• Zichtbare en duurzame verbetering te realiseren in de kwaliteit, samenhang en toekomstbestendigheid van bedrijfsvoering en dienstverlening.

Fase 1 - Analyse en positionering (eerste 3-4 maanden)

Je start met een grondige analyse en oplevering van een integraal verbeter- en uitvoeringsplan.

Inhoudelijke analyse: Analyse van processen, werkwijzen en governance binnen het domein:

• Vaststellen waar niet wordt voldaan aan actuele wet- en regelgeving;
• In kaart brengen van overlap, hiaten en versnippering tussen teams;
• Analyse van de mate van centralisatie van bedrijfsvoeringstaken conform de visie.

• Volledig overzicht van structurele taken, projecten, verbetertrajecten en incidenten;
• Inzicht in werkdruk, achterstanden en kwetsbaarheden;
• Analyse van kwantitatieve en kwalitatieve personele capaciteit;
• Voorstel voor prioritering en realistische fasering.

• Beoordeling van rolverdeling en taakafbakening binnen het domein;
• Positionering van en uitwerken ontwikkelbehoefte van de vier teammanagers;
• Analyse van samenwerking binnen het domein en met andere domeinen;
• Betrekken van uitkomsten medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Resultaat fase 1: Oplevering van een integraal Strategisch Verbeter- en Uitvoeringsplan Bedrijfsvoering en Dienstverlening (2026-2027), met:

• Heldere prioriteiten (wat eerst, wat later, wat niet);
• Concrete doelen en mijlpalen;
• Governance- en sturingsafspraken;
• Capaciteitsvoorstellen (inclusief eventuele herprioritering of versterking);
• KPI's en meetbare resultaten.

Het plan wordt ter vaststelling voorgelegd aan de algemeen directeur.

Fase 2 - Realisatie en implementatie (maand 4-18)

Na vaststelling van het plan ligt de nadruk op uitvoering en borging.

Basis op orde

• Standaardiseren en vastleggen van kernprocessen;
• Zorgen voor aantoonbare compliance met relevante wet- en regelgeving;
• Inrichten van duidelijke proces- en eigenaarschapstructuren;
• Creëren van samenhang tussen bedrijfsvoering, dienstverlening en informatievoorziening.

Centrale organisatie bedrijfsvoering

• Concretiseren van de centrale inrichting van bedrijfsvoeringstaken;
• Verminderen van versnippering en dubbele werkzaamheden;
• Heldere afspraken met andere domeinen over rollen, dienstverlening en serviceniveaus.

Overzicht, prioritering en sturing

• Inrichten van portfoliosturing op werkzaamheden en projecten;
• Structurele planning- en controlcyclus binnen het domein;
• Transparante capaciteits- en voortgangsrapportages;
• Realistische prioritering in overleg met directie.

Ontwikkeling van het domein-MT

• Positioneren van de vier teammanagers in hun rol;
• Ontwikkelen van het domein-MT tot een hecht en resultaatgericht team;
• Heldere rol- en taakverdeling binnen het MT;
• Versterken van integraal leiderschap en gezamenlijke verantwoordelijkheid;
• Bevorderen van samenwerking en doorbreken van eilandvorming.

Cultuur en leiderschap

• Creëren van duidelijkheid, richting en rust;
• Vergroten van eigenaarschap bij medewerkers;
• Stimuleren van samenwerking over teamgrenzen heen;
• Zichtbaar en verbindend leiderschap tonen.

Resultaten aan het einde van de opdracht

Na 18 maanden zijn de volgende resultaten zichtbaar en aantoonbaar:

• Een vastgesteld en grotendeels uitgevoerd integraal verbeterplan;
• Kernprocessen beschreven, geborgd en compliant;
• Een functionerende centrale bedrijfsvoeringsstructuur;
• Ingericht portfolio- en capaciteitsmanagement;
• Duidelijke prioritering en vermindering van achterstanden;
• Een stevig en goed functionerend domein-MT;
• Verbeterde medewerkerstevredenheid op de thema's leiderschap, samenwerking en informatievoorziening;
• Een overdraagbare en geborgde structuur voor de toekomstige vaste domeinmanager.

Mandaat en positionering

• Integraal verantwoordelijk voor het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening;
• Rechtstreeks aansturen van de vier teammanagers;
• Budgetverantwoordelijk binnen het domein;
• Rechtstreeks verantwoording afleggen aan de algemeen directeur;
• Deelname aan het directieteam.

Voor deze opdracht is zichtbaar leiderschap, veranderkracht, bestuurlijke sensitiviteit en ervaring met organisatieontwikkeling binnen een gemeentelijke context noodzakelijk.

Deze opdracht vraagt om rust en structuur in de basis, gecombineerd met koersvastheid en daadkracht in uitvoering. Het doel is niet alleen repareren wat niet goed gaat, maar het duurzaam bouwen aan een toekomstbestendig domein dat de gehele organisatie ondersteunt en onze inwoners merkbaar beter bedient.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau in de richting van bedrijfskunde of vergelijkbaar
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van veranderprocessen
• Uiterlijk beschikbaar per 1 april voor minimaal 32 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen
• Aantoonbaar bereid om minimaal 4 dagen per week fysiek bij de gemeente aanwezig te zijn

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als leidinggevende binnen een gemeentelijke organisatie
• Minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 6 jaar op het gebied van veranderprocessen binnen een overheidsorganisatie
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met organisatie ontwikkeling in gemeentelijke context

Ben of ken jij de juiste professional voor deze opdracht? Neem dan gerust contact op met via mobiel of mail .