Medewerker Medische Registratie vacatures

Functieomschrijving

Binnen het Epic PLUS programma bereiden we de overgang naar één gezamenlijk EPD zorgvuldig voor. Vanaf de soft go-live worden alle toekomstige poliklinische afspraken in Epic geregistreerd. Om specialisten vanaf de daadwerkelijke go-live goed te ondersteunen in hun poliklinische werkzaamheden, is het belangrijk dat relevante patiëntinformatie uit HiX tijdig en zorgvuldig wordt overgenomen in Epic.

De (medisch) student ondersteunt de specialist bij de voorbereiding van poliklinische consulten door geselecteerde medische informatie uit HiX over te nemen in Epic. Het gaat hierbij om informatie die van belang is voor een volledig en bruikbaar patiëntbeeld bij de start van het werken in Epic.

Werkzaamheden

• Overnemen van de probleemlijst vanuit HiX naar Epic.
• Overnemen van relevante medische voorgeschiedenis en medische historie.
• Overnemen en controleren van geregistreerde allergieën.
• Waar van toepassing ondersteunen bij het overnemen van medicatiegegevens, volgens de afgesproken werkwijze en onder supervisie.
• Signaleren van onduidelijkheden, inconsistenties of ontbrekende informatie en deze voorleggen aan de superviserende specialist.
• Werken volgens de afgesproken instructies, autorisaties, privacyregels en kwaliteitsafspraken binnen het Epic PLUS programma.

Profiel

Wij zoeken nauwkeurige en leergierige studenten geneeskunde of met een andere relevante medische opleiding, die affiniteit heeft met dossiervoering, patiëntenzorg en digitale zorgsystemen. De student begrijpt dat het zorgvuldig overnemen van patiëntinformatie direct bijdraagt aan veilige en efficiënte zorgverlening tijdens en na de go-live.

Gewenste eigenschappen

• Zorgvuldig, gestructureerd en betrouwbaar in het verwerken van medische informatie.
• In staat om instructies nauwkeurig op te volgen en vast te houden aan afgesproken werkwijzen.
• Voldoende medisch basisbegrip om informatie te herkennen en onduidelijkheden tijdig te signaleren.
• Privacybewust en zorgvuldig in de omgang met patiëntgegevens.
• Communicatief vaardig en laagdrempelig in het stellen van vragen aan de superviserend specialist.
• Flexibel en betrouwbaar qua inzet i.v.m. vooraf geplande werkzaamheden.

Praktische inzet

De inzet wordt gepland op locatie Leeuwarden.

Op vrijdagochtend 13 november is een instructieochtend gepland voor alle studenten die worden ingezet. De eerste geplande werkzaamheden starten in de middag. De werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van een duidelijke werklijst, zodat per specialisme en per poliklinisch spreekuur gericht kan worden voorbereid.

Om de werkzaamheden beheersbaar en goed planbaar te maken, wordt de voorbereiding ingericht per datum en per specialisme. Dit betekent dat vooraf wordt bepaald welke specialismen op welke momenten worden voorbereid en welke inhoudelijke supervisie daarbij beschikbaar is. In de eerste weken wordt deze werkwijze centraal aangevlogen, zodat ervaring kan worden opgedaan, de instructies kunnen worden aangescherpt en de voortgang goed kan worden gevolgd. Afhankelijk van de ervaringen en de behoefte per specialisme kan daarna worden bekeken of het wenselijk en haalbaar is om onderdelen ook decentraal te organiseren.

Voor deze uitvraag is het uitgangspunt een zo compact mogelijke groep. We werken met planbare dagdelen van 08:30 – 12:30 & 13:00 17:00. Om de kwaliteit en continuïteit te kunnen waarborgen gaan we uit van een minimale beschikbaarheid per student van 3 dagdelen per week. Als na de eerste weken blijkt dat de voortgang onvoldoende is, kan worden besloten om ook in de weekenden in dezelfde tijdsblokken door te werken.

Begin januari wordt het totale proces geëvalueerd. Daarbij wordt gekeken naar de gerealiseerde productie per dag, de gemiddelde verwerkingstijd per dossier, de kwaliteit van de overgenomen informatie, de mate waarin per specialisme voldoende vooruit is gewerkt, de beschikbaarheid en belasting van supervisoren, de stabiliteit van de studentengroep, het resterende urenbudget en de verwachte resterende werklast. Op basis daarvan wordt bepaald of de inzet wordt voortgezet, opgeschaald, afgeschaald, anders georganiseerd of voor bepaalde specialismen wordt aangepast.