Kunst, Cultuur of Entertainment vacatures in Thesinge

Zummerbühne en Noordpool Orkest zijn per direct op zoek naar een freelance directieassistent voor gemiddeld 8 uur per week voor beide organisaties gezamenlijk. De organisaties zijn gevestigd in De Kunstwerf in Groningen en hebben dezelfde artistiek directeur. De freelance directieassistent ondersteunt de directie van beide organisaties bij organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je beheert de agenda's en mailbox, plant afspraken en vergaderingen en houdt belangrijke deadlines en actiepunten in de gaten.

Zin om achter de schermen een belangrijke rol te spelen bij twee bijzondere Groningse culturele organisaties? Lees dan snel verder!

Jouw profiel

• Je hebt ervaring met ondersteunend, organisatorisch of administratief werk, bijvoorbeeld als directieassistent, office manager, managementassistent of projectondersteuner;
• Je werkt zelfstandig en zorgvuldig, houdt overzicht en vindt het prettig om vooruit te denken en zaken zelf op te pakken;
• Je communiceert makkelijk en professioneel met verschilende mensen en organisaties;
• Je kunt goed plannen, prioriteiten stellen en houdt belangrijke afspraken, deaddlines en actiepunten in het oog;
• Je gaat discreet en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Je kunt goed schakelen wanneer planningen veranderen of verschillende zaken tegelijkertijd aandacht vragen;
• Je hebt affiniteit met de culturele sector, in het bijzondere met podiumkunsten;
• Je bent gemiddeld 8 uur per week beschikbaar voor deze opdracht (werkdagen in overleg) en bent bij voorkeur woonachtig in (de buurt van) Groningen.

Herken je jezelf niet in alles, maar denk je dat deze opdracht goed bij je past? Dan horen we ook graag van je.

Wat ga je doen?

• Beheren van mailboxen en agenda's van de directie;
• Inplannen van afspraken en vergaderingen en bewaken van belangrijke deadlines en actiepunten;
• Verzorgen van communicatie met relaties en andere betrokkenen;
• Redigeren van jaarstukken en ondersteunen bij een correcte en tijdige indiening;
• Organiseren van de vergaderingen van de Raden van Toezicht en bewaken van de opvolging van de actiepunten, inclusief het verzamelen en versturen van de vergaderstukken;
• Notuleren van de vergaderingen van de Raden van Toezicht en bewaken van de opvolging van actiepunten.

Voor Zummerbühne specifiek:

• Plannen en organiseren van audities, inclusief het regelen van geschikte ruimtes en de communicatie met deelnemers en het productieteam;
• Zoeken en reserveren van repetitieruimtes;
• Zoeken en reserveren van verblijfsaccommodatie voor cast en crew tijdens de repetitie-, montage- en speelperiode;
• In de aanloop naar de voorstelling tweewekelijks overleggen met de directie over de voortgang en planning.

De opdracht omvat gemiddeld 8 uur per week voor beide organisaties gezamenlijk. De inzet varieert gedurende het jaar, met een piek in het voorjaar. Daarbuiten ligt de inzet doorgaans lager. Je kunt je werkzaamheden grotendeels flexibel indelen, in afstemming met de directie.

Wat bieden wij?

Zummerbühne en Noordpool Orkest bieden je een afwisselende freelance opdracht, waarin veel ruimte is om je werkzaamheden zelfstandig en flexibel in te delen.

Je werkt nauw samen met de directie van beide organisaties en hebt contact met verschillende betrokkenen, van de Raden van Toezicht en zakelijke relaties tot cast, crew en productieteams. Je werkt in een veelzijdige werkomgeving waarin je de mogelijkheid hebt om vanuit huis te werken, gecombineerd met werken vanuit het gezamenlijke kantoor van Zummerbühne en Noordpool Orkest in de Kunstwerf in Groningen.

De opdracht wordt uitgevoerd op freelancebasis. Voor de opdracht is een freelance tarief beschikbaar van €1.000 tot €1.300 exclusief BTW per maand, afhankelijk van ervaring.

Informatie en reageren

Stuur je motivatie en cv vóor 21 september naar zakelijk leider van Zummerbühne , , onder vermelding van Sollicitatie freelance directieassistent. Gesprekken vinden plaats op maandag 28 september . Heb je inhoudelijke vragen over de opdracht? Neem dan ook contact op met Emil.