Overheid of Non-profit vacatures in Ilpendam

Over de functie

In deze rol ondersteun je twee bestuurders van onze stichting. Je bent hun rechterhand en zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op de missie van onze stichting. Je beheert hun agenda’s, handelt een deel van het mailverkeer af en fungeert als een scherp filter voor vragen, verzoeken en informatie. Belangrijke zaken weet je op het juiste moment onder de aandacht te brengen.

Je bereidt vergaderingen, bijeenkomsten en afspraken zorgvuldig voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Tijdens overleggen maak je waar nodig notulen, bewaak je actielijsten en zorg je ervoor dat gemaakte afspraken niet tussen wal en schip belanden.

Daarnaast steek je ook graag de handen uit de mouwen als dat nodig is. Je opent af en toe het kantoor in de ochtend, zorgt dat gasten zich welkom voelen en helpt mee om aan het einde van de dag alles netjes achter te laten. Je ziet wat er nodig is en regelt het, vaak nog voordat iemand erom hoeft te vragen.

Je bent omgevingsbewust, sensitief, assertief en integer. Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk en weet je moeiteloos te bewegen tussen verschillende belangen en persoonlijkheden. En misschien wel het belangrijkste: je brengt naast structuur ook een gezonde dosis humor, charme en positieve energie mee.

Wie ben jij

Wat jou kenmerkt als managementassistent is dat je zelfstandig, discreet en behulpzaam bent. Je werkt graag samen en voelt je prettig in een rol waarin je de verbindende schakel bent tussen bestuurders, collega's en externe contacten. Je voelt je thuis in een politiek-bestuurlijk gevoelige omgeving en weet daarin de juiste prioriteiten te stellen.

In deze functie zijn sociale voelsprieten onmisbaar. Je weet wanneer je een "nee" moet accepteren, maar ook wanneer vriendelijk en professioneel aandringen juist het verschil maakt. Je houdt overzicht, schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft ook onder druk rustig en positief. Hoe complexer de uitdaging, hoe breder jouw glimlach.

Dit hebben wij verder van je nodig:

• Opleiding: minimaal een mbo-diploma op het gebied van managementassistent, officemanagement, secretarieel management.
• Werkervaring: minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Persoonlijkheid: je bent proactief, accuraat, organisatorisch sterk en communicatief vaardig. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en hebt een natuurlijke servicegerichte instelling. Je brengt structuur, maar ook humor, relativeringsvermogen en een prettige energie mee naar het team.

Waarom ons?

Je gaat aan de slag als managementassistent op onze locatie in Amsterdam. Binnen het team zijn de lijnen kort, wordt hard en met veel plezier (samen)gewerkt. Er is ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en een goed gesprek bij de koffieautomaten en of onze lunchruimte.

Voor iemand die graag werkt in een organisatie die ertoe doet, is dit een mooie positie. Onze stichting draagt zichtbaar bij aan een maatschappelijk doel. Achter de schermen zorg jij dat alles soepel verloopt en daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan onze missie.

Over de functie

• Opleiding: minimaal een mbo-diploma op het gebied van