Office Manager vacatures in Zaandijk

Binnen de I&DT Software Groep zijn wij, op korte termijn, op zoek naar een proactieve en resultaatgerichte Office Manager op HBO niveau.

Als gezicht van de organisatie ben je het eerste contact met bezoekers. Je stelt hen op hun gemak en verzorgt een bijpassend kopje koffie of thee met een glimlach. Je zorgt ervoor dat de processen binnen de organisatie worden gevolgd, zodat alle collega's zich op hun eigen werk kunnen richten wat soepel op elkaar aansluit, je bent een 'spin in het web' en een verbinder. Op deze manier draag je bij aan een positieve, professionele en resultaatgerichte werksfeer.

Als Office Manager ben je betrokken, secuur, betrouwbaar en integer. Door jouw pragmatische en resultaatgerichte houding zie je mogelijkheden en laat deze niet onbenut en acteert pro-actief.

Als Office Manager vind jij het belangrijk anderen te ontzorgen, rust te brengen in een hectische agenda en soms ook inhoudelijk mee te denken. Bovendien ben jij een ster in het voorbereiden van fysieke en online overleggen en het bewaken van de actiepunten. Het spreekt voor zich dat je met vertrouwelijke informatie zorgvuldig kunt omgaan.

Het is belangrijk dat je voorbereid bent en weet welke afspraken op de dag komen en zorgt dat het kantoorgebouw en de directe omgeving representatief is.

Belangrijkste taken

• Verantwoordelijk voor alle reguliere secretariële, administratieve en organisatorische taken die bij deze rol horen
• Archiveren van communicatie
• Huisstijl bewaking en ondersteuning
• Registratie wagenpark bijhouden
• Urenregistratie verwerken van collega's
• Regelen interne en externe complexe afspraken en activiteiten
• Beheert de agenda algemeen
• Voorbereiding van de maandelijkse facturatie (secuur met cijfers)
• Bewaakt de follow-up van acties en afspraken
• Verzorgt inkomende/uitgaande communicatie en je screent deze op urgentie
• Ondersteuning op HR vlak waar nodig
• Representatief houden van de kantoorruimtes en presentatieruimtes
• Opgeruimd houden van de keuken
• Verantwoordelijk voor voorraadbeheer en inkoop kantoor artikelen.
• Verantwoordelijk voor facilitaire zaken
• Receptionele taken en telefoonbeheer
• Klaarzetten van de presentatieruimte voor afspraken en trainingen
• Ondersteunen van collega's waar nodig

Functie eisen

• Afgeronde HBO Office Management opleiding of vergelijkbaar (HBO)
• Minimaal 3 jaar werkervaring in soortgelijke functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (woord en geschrift);
• Administratief onderlegd
• Prestaties kunnen leveren in een dynamische werkomgeving;
• Zowel een proactieve als een resultaatgerichte werkhouding;
• zelfstandig kunnen werken;
• Probleemoplossend vermogen;
• hands on mentaliteit
• Cijfermatig en analytisch onderlegd.

Werkomgeving

I&DT Software Groep B.V. is een spin-off van de Universiteit Twente en heeft op basis van een visie een technisch framework (CCIS® genaamd) gebouwd. Op basis van deze geoctrooieerde meta-data technologie is een platform ontwikkeld, waarmee branche specifieke software applicaties worden ontwikkeld die vervolgens via het internet worden aangeboden. Gebaseerd op deze technologie is in de afgelopen jaren Curasoft EPD als SaaS oplossing voor de zorgsector ontwikkeld. Tevens is op basis van deze technologie een innovatief Warehouse Management systeem, ProductWare genaamd, als SaaS oplossing voor de logistieke sector ontwikkeld. Achter onze grensverleggende software schuilt een sterk groeiende organisatie met een kennisgedreven, resultaatgerichte en innovatieve instelling. I&DT Software Groep biedt een informele werkomgeving met een open en eerlijk team, waarbinnen jij jezelf kan ontwikkelen op persoonlijk, technisch en vakinhoudelijk gebied!

Wat bieden wij jou:

De groei, toekomstverwachtingen en technologische ontwikkelingen bieden een omgeving waar tal van mogelijkheden zijn om jezelf te ontwikkelen, zowel op persoonlijk als op technisch gebied.

Een greep uit ons aanbod:

• Continu uitdaging in je werk is een belofte
• Werken aan hoogstaande software gebaseerd op geoctrooieerd framework
• Werkplek uitkijkend op Zaans Erfgoed - Zaanse Schans!
• Werken aan uitdagende projecten voor aansprekende klanten
• Een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket
• Interne Fitness mogelijkheid (vrijblijvend)
• Personal training 1 x per week (vrijblijvend)
• Informele werkomgeving in een open en eerlijk team met een kennis gedreven, resultaatgerichte en innovatieve instelling
• Regelmatig gezellige borrels in onze eigen bar
• Daag je collega's uit met een potje poolen, darten of tafeltennis in de pauze

Salarisindicatie behorende bij de aanvang van deze functie is afhankelijk van jouw ervaring, kennis en kunde, maar ligt tussen de EUR 2.500 - EUR 3.500.